Cách tạo chữ ký email trên Gmail một cách chuyên nghiệp nhất?

Sở hữu một chữ ký email chuyên nghiệp ngày nay là một trong những yếu tố cần thiết để giúp bạn tạo ấn tượng trong mắt khách hàng, đối tác hoặc nhà tuyển dụng. Chữ ký dưới mỗi văn bản là một điều gì đó thể hiện sự lịch sự từ xưa đến nay, từ những bức thư viết tay truyền thống đến thư điện tử hiện đại như ngày này. Việc sử dụng chữ ký trong email vừa thể hiện sự chỉnh chu và chuyên nghiệp của người viết, vừa đem đến những thông tin cơ bản và cần thiết nhất cho người nhận như địa chỉ, số điện thoại, các liên kết mạng xã hội. Tuy không quá cầu kỳ nhưng nhiều người vẫn chủ quan khi không thiết kế cho mình một chữ ký email chuyên nghiệp. Vậy nên đừng để lâu hơn nữa, hãy tham khảo cách tạo chữ ký email trên Gmail chuyên nghiệp ngay trong bài viết dưới đây để nâng tầm chất lượng cho bức thư của bạn nhé!

Chữ ký email có thể được trình bày dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh.

Cách tạo chữ ký email trên Gmail một cách chuyên nghiệp nhất?

Cách tạo chữ ký email trên Gmail cũng rất đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Mở tài khoản Gmail. Sau đó, nhấn vào biểu tượng răng cưa ở góc phải màn hình và chọn “Settings”.

Chọn mục “Settings”

• Bước 2: Trong General (cài đặt chung), tìm mục Signature (Chữ ký). Đánh dấu vào ô bên dưới của ô No Signature. Sau đó, nhập nội dung chữ ký bạn muốn tạo vào khung soạn thảo.

Tương tự như Outlook, bạn có thể thay đổi màu, kích thước và thêm hình ảnh vào theo ý mình.

Điền nội dung vào khung soạn thảo chữ ký email

• Bước 3: Sau khi đã tạo xong chữ ký, nhấn vào nút “Save changes” để lưu thay đổi thiết lập.

Nhấn nút “Save changes” để lưu lại thiết lập

Lúc này, chỉ cần mở khung soạn thảo email mới, bạn sẽ thấy chữ ký vừa tạo ở cuối thư.

Những yếu tố ảnh hưởng đến chữ ký email là gì?

Chứ ký email cần có thiết kế đơn giản, gọn gàng

Để tạo ra một chữ ký email chuyên nghiệp, bạn cần chú ý đến những khá nhiều những yếu tố sau. Tuy nhiên 4 yếu tố dưới đây sẽ là quan trọng nhất:

• Hình ảnh
• Thiết kế
• Font chữ
• Màu sắc

Hình ảnh

Như đã đề cập trước đó, hình ảnh không bắt buộc khi tạo chữ ký email. Để thật sự gây ấn tượng với người nhận thì hình ảnh cá nhân/logo công ty là rất cần thiết. Lưu ý rằng, bạn nên chọn những bức ảnh có kích thước vừa phải nhưng vẫn đảm bảo sắc nét. Mỗi tấm hình lớn sẽ khiến tốc độ load chậm đi và khiến email của bạn nặng hơn bình thường.

Thiết kế

Yếu tố thiết kế ảnh hưởng rất lớn đến tính chuyên nghiệp của một chữ ký email. Theo đó, bạn nên design chúng theo dạng hierarchy (từ trên xuống). Đối với các thông tin quan trọng như họ và tên, số điện thoại,… hãy nhấn mạnh bằng cách in đậm và chỉnh size lớn.

Ngoài ra, bố cục của chữ ký email cũng nên được tùy chính cho đơn giản, gọn gàng nhất có thể (tốt nhất nên để ở dạng phẳng hoặc bán phẳng, tránh sử dụng thiết kế 3D).

Font chữ cho chữ ký email

Cần sử dụng các font chữ hiển thị rõ ràng. Tránh dùng các font khó đọc như script hoặc calligraphy.

Màu sắc

Để người đọc không cảm thấy bị rối mắt, một chữ ký email chỉ nên dùng tối đa 3 màu.

Một số địa chỉ miễn phí để tạo chữ ký Email chuyên nghiệp?

Bên cạnh Gmail và Outlook, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ bên ngoài. Hiện nay có rất nhiều phần mềm/website cho phép bạn tạo chữ ký email chuyên nghiệp vô cùng đơn giản.

Những công cụ này mang đến thiết kế đẹp mắt hơn cho chữ ký của bạn. Thông thường, các phần mềm này miễn phí nhưng các chức năng sẽ bị giới hạn. Với phiên bản cao cấp hơn thì bạn sẽ phải trả phí.

Một vài trình tự động tạo chữ ký email thông dụng, tốt nhất hiện nay có thể kể đến như:

• Emailsignaturerescue.com
• Mail-signatures.com
• Canvato.net

Ứng dụng Emailsignaturerescue.com

Ứng dụng này cho phép bạn tùy chỉnh từng phần trong chữ ký với hơn 200 templates mẫu khác nhau.

Phần mềm Mail-signatures.com

Mail Signatures cũng là một phần mềm tập hợp đa dạng những mẫu template chuyên nghiệp, ấn tượng. Bạn có thể dễ dàng lựa chọn một mẫu chữ ký phù hợp với nhu cầu của mình.